Qué preguntar antes de pedir un presupuesto de software

Antes de pedir un presupuesto de software, casi todo el mundo prepara la pregunta («¿cuánto me costaría...?») y casi nadie prepara las respuestas. Después el sector contesta «depende», y parece culpa del sector. Solo lo es a medias: un presupuesto es una respuesta, y sin información solo puede ser dos cosas: un número inventado o un depende.

Estas son las preguntas que conviene llevar contestadas. No son para el proveedor: son para ti. Son las que te hará cualquier equipo serio en la primera llamada (nosotros incluidos), y llegar con ellas pensadas convierte una charla exploratoria en un presupuesto de verdad.

Un aviso antes de empezar: no hace falta documentación, ni un alcance redactado, ni tecnicismos. Las seis respuestas caben en una nota del móvil, y valen más que veinte páginas de pliego, porque describen cómo trabaja tu negocio de verdad. Y sirven igual con nosotros que con cualquier otro proveedor: son tuyas, no nuestras.

Las seis preguntas

1. ¿Vendes catálogo o bajo pedido? Parece una pregunta de tienda, pero define media arquitectura. Un catálogo es una lista de cosas que existen, con su precio y su stock. Lo que se hace bajo pedido es otra historia: opciones que se combinan, precios que se calculan y un pedido que tiene que llegar a producción sin que nadie lo vuelva a teclear. Son proyectos distintos, con presupuestos distintos, y la palabra «tienda» los tapa a los dos.

2. ¿Qué sistema usáis hoy, y el nuevo convive con él o lo sustituye? «Ninguno» casi nunca es verdad: Excel es un sistema, el correo es un sistema, el cuaderno de la impresora también. Si lo nuevo convive con lo que hay, hablamos de integraciones. Si lo sustituye, hablamos de migrar datos y años de histórico. Los dos caminos son legítimos, pero cada uno tiene su trabajo, y saber cuál es el tuyo cambia el número.

3. ¿Quién va a operar el sistema día a día? No quien lo firma: quien lo teclea. Cuántas personas, con qué soltura con la tecnología, con qué permisos. Un sistema para tres personas que lo ven todo no cuesta lo mismo que uno con perfiles, aprobaciones y trazabilidad de quién tocó qué. Y la formación de quien lo va a usar es parte del proyecto, no un extra que aparece al final.

4. Si falla un sábado por la noche, ¿quién quiere enterarse y qué espera que pase? Es la pregunta que nadie lleva pensada y la que más dice del proyecto. ¿Puede esperar tranquilamente al lunes? ¿Tiene que avisar a alguien por su cuenta? ¿Tiene que recuperarse solo? Cada respuesta define un nivel distinto de monitorización y avisos, y separa una herramienta de oficina de un sistema que sostiene el negocio. Ninguna es la incorrecta; lo caro es no haberla elegido. Y esta respuesta te la volverán a pedir el día que algo falle de verdad: sale mucho más barato tenerla antes.

5. ¿Qué tres cosas se hacen a mano hoy que deberían ser automáticas? Tres, no treinta. El límite es lo valioso: obliga a ordenar el dolor, y esa lista corta es el mejor punto de partida para decidir por dónde empezar. El primer módulo de casi todos nuestros proyectos sale de esta respuesta.

6. ¿Qué significaría que haya salido bien dentro de un año? Pide un número. «Que todo vaya mejor» no se puede construir. «Cerrar el mes en dos días en vez de en diez» o «dejar de contratar refuerzo para las fechas fuertes», sí. El número convierte el deseo en criterio: tú sabrás si el software funcionó, y el equipo que lo construya sabrá qué optimizar. Es la versión con cifras de la pregunta con la que abrimos cada proyecto: ¿qué sería éxito para ti en este desarrollo?

Qué cambia cuando llegas con esto

Dos cosas. La primera: el presupuesto que recibes puede ser de verdad. Partidas con su porqué, un orden razonado, un primer módulo con sentido. Sin estas respuestas, cualquier número que te den se inventó antes de conocerte, y ya hemos contado cómo acaban los números inventados.

La segunda: detectas antes al vendedor de plantillas. Quien no te pregunta nada de esto no está presupuestando tu proyecto: le está poniendo precio a uno imaginario que ya traía de casa. La cantidad de preguntas que te hacen antes de darte una cifra es el mejor indicador de la seriedad de la cifra. Es la misma lección de el presupuesto del cerrajero: no hace falta ser técnico para evaluar si alguien ha pensado tu trabajo antes de ponerle precio.

Nuestra parte del trato está publicada: tarifa y mínimo a la vista, propuestas por partidas y estas mismas seis preguntas en la primera llamada. Si quieres ahorrarte una vuelta, ven con ellas contestadas: de esa conversación sale un planteamiento honesto, no un depende.