Software a medida para constructoras, estudios de arquitectura e interiorismo

No hace falta sustituir tu programa de presupuestos

Quien trabaja en obra suele tener ya un programa de mediciones y presupuestos, y le funciona. No hay que tirarlo. El presupuesto se importa al sistema nuevo (en España, el formato BC3 es el estándar para intercambiarlos) y a partir de ahí se construye lo que ese programa no hace: el seguimiento del coste real, los partes, las subcontratas y lo que pasa en obra.

Es la misma lógica que aplicamos a cualquier ERP a medida: no importa cómo se llame el sistema, sino que se adapte a tus procesos y no al revés.

Un software para cada forma de trabajar por proyecto

Construir, reformar, proyectar o amueblar se parecen en lo esencial: cada trabajo tiene su presupuesto, sus plazos, sus proveedores y su cliente. Lo que cambia es dónde se pierde el control:

El mismo patrón se repite en aparejadores, project managers, paisajismo y mantenimiento de edificios: trabajo por proyecto, con su coste, sus plazos y su documentación. Y si además promueves, el recorrido de cada unidad, de la reserva a la entrega, lo contamos en software inmobiliario a medida.

El coste real de cada obra, mientras dura

En una constructora o una empresa de reformas, el margen se decide en obra y casi siempre se conoce tarde. Esto es lo que más rinde automatizar:

• Presupuesto importado por partidas, con lo previsto y lo consumido lado a lado.
• Horas de cada persona y cuadrilla imputadas a la obra y a la partida desde el propio parte de trabajo.
• Pedidos y albaranes de material asociados a la obra, sin cruzarlos a mano a final de mes.
• Subcontratas con su contrato, sus certificaciones y lo pendiente de pagar.
• Aviso cuando una partida se desvía, mientras todavía hay margen para reaccionar y no al cerrar la obra.

En obra, desde el móvil y sin cobertura

Lo que pasa en obra tiene que registrarse en obra, no por la noche en la oficina. Partes de trabajo, fotos con fecha y ubicación, incidencias, material recibido y firma del cliente en las entregas, desde el móvil o la tablet. Y que funcione sin cobertura: en un sótano o en una obra en mitad del campo, los datos se guardan y se envían cuando vuelve la conexión.

Todo queda en la ficha de la obra. Cuando alguien pregunta cómo va, la respuesta no depende de localizar al jefe de obra.

Coordinación entre gremios: que cada uno sepa qué hay antes de empezar

La mayoría de los problemas de una reforma no son de oficio, son de información. Las llaves de paso que se instalan no son las que eligió el cliente. Alguien fija unas baldas en una pared que esconde tuberías de calefacción, porque nadie le dijo lo que había detrás. Se pinta de urgencia porque el orden de los trabajos cambió sin avisar. Se vierte un recrecido en una planta y se filtra al piso de abajo, porque nadie comprobó lo que había debajo. Cada gremio hizo bien su parte; lo que falló fue lo que pasaba entre uno y otro.

Un sistema a medida pone esa información delante de quien la necesita, en el móvil y antes de empezar:

• Lo que el cliente aprobó (el modelo exacto de grifería, de llaves o de herraje) unido a la tarea de quien lo instala, con una foto de comprobación al terminar.
• Planos y fotos de las instalaciones ocultas (tuberías, cables, refuerzos) en la ficha de cada estancia, a la vista de quien va a taladrar o fijar algo.
• El orden de los trabajos con sus dependencias: cada gremio sabe cuándo le toca y qué tiene que estar terminado antes, y si una fecha se mueve, se avisa a todos los afectados.
• Una lista de comprobación antes de los trabajos delicados, como sellar pasos y proteger lo que hay debajo antes de un vertido, que hay que completar con fotos para poder empezar.
• Cada incidencia con su foto, su responsable y su solución, visible para la empresa y, si quieres, también para el cliente.

Arquitectura, interiorismo y cocinas: horas, fases, pedidos y aprobaciones

En un estudio, el producto es el tiempo. Un sistema propio registra las horas por proyecto y por fase (anteproyecto, proyecto básico, de ejecución, dirección de obra) y las compara con los honorarios, para saber qué proyectos te dejan margen y cuáles te lo quitan. Las licencias y expedientes abiertos, con sus plazos y requerimientos, dejan de depender de la memoria de una persona.

Las versiones de planos y documentación quedan ordenadas por proyecto, y cada aprobación del cliente queda registrada, con su fecha y la versión que aprobó, en lugar de perderse en el correo.

En interiorismo y en cocinas se suma la parte de compras: cada pieza o módulo con su proveedor, su plazo, su precio de coste y su precio al cliente, y un aviso cuando un pedido se retrasa y pone en riesgo el montaje. Si además quieres que el cliente siga el avance en un área privada, se construye sobre los mismos datos.

Subcontratas y documentación, sin perseguir papeles

Cada empresa que entra en una obra tiene que tener su documentación en regla: seguros, formación en prevención y la coordinación de actividades empresariales. Un sistema a medida la guarda por empresa y por trabajador, avisa antes de que caduque y te dice quién puede entrar en cada obra.

Lo que se integra en vez de desarrollarse

La contabilidad y la facturación siguen en el programa que ya usas, y el sistema le pasa los datos en lugar de duplicarlos. La firma electrónica de contratos y actas se resuelve con proveedores especializados que conectamos. No reinventamos lo que ya funciona.

El resto se construye en entregas cada dos semanas. La primera llega a las dos semanas de empezar, y lo habitual es empezar por lo que más horas te quita: los partes de trabajo, el control de costes por obra o las horas por proyecto. Si te preguntas por el plazo total, te contamos de qué depende en cuánto se tarda en desarrollar un ERP a medida.

Tuyo desde el primer día

El código y la infraestructura están a nombre de tu empresa desde el primer día, no al terminar. Seis meses de garantía tras la puesta en marcha, documentación completa y ninguna cuota ni permanencia hacia nosotros. Si mañana quieres seguir con otro equipo, puedes.

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